2025.12.25
活用ノウハウ
整形外科クリニックでの予約システムの上手な設計・運用方法は？―患者層やリハビリ特性を踏まえた予約の仕組み
「整形外科クリニックで予約システムを導入しているが、患者層が幅広く、今の予約の取り方が本当に合っているのか分からない」
「高齢者と学生では来院の仕方も時間の使い方も違うが、どう設計すべきなのか悩んでいる」
「リハビリと診察の関係をうまく整理できず、現場のオペレーションが複雑になっている」今回は、このようなご相談をいただきました。
確かに整形外科は、高齢者を中心とした外来診療と、学生や社会人の急性外傷、さらにリハビリテーションまで含めた診療フローを同時に運用する必要があり、他の診療科と同じ考え方で予約を設計すると、待ち時間や院内動線に無理が生じやすい診療科です。
では実際のところ、整形外科クリニックでは予約システムをどのように設計し、どのように運用するのが適しているのでしょうか。今回は、患者動線と院内オペレーションの両面から、整形外科ならではの予約設計の考え方を整理してお話しします。（患者動線DXコンサルタント：石井聡）
整形外科の予約設計でまず押さえるべき患者層の特徴
── 整形外科の予約を考える際、最初に意識すべきポイントは何なのでしょうか？
石井：
整形外科の予約設計を考えるうえで、まず前提として押さえておきたいのが患者層の特徴です。一般的に、整形外科では午前中は高齢の患者さんが多く、午後から夕方にかけては、部活動をしている学生さんや仕事帰りの社会人など、時間に制約のある患者さんが来院しやすい傾向があります。
この二つの患者層は、来院目的や受診にかけられる時間が大きく異なるため、終日同じ予約ルールで運用してしまうと、どちらかに無理が出やすくなります。まずは、自院の時間帯ごとに、どの患者層が多いのかを整理することが、予約設計の第一歩になります。
時間帯によって予約の仕組みを使い分ける考え方
── 時間帯ごとに予約の仕組みを変える必要があるのでしょうか？
石井：
整形外科では、時間帯によって予約の考え方を使い分けるのが有効です。
例えば、午前中は高齢の患者さんが中心になるケースが多いため、順番受付を基本とした運用でも比較的回しやすいことが多いです。
一方で、午後から夕方にかけては、学校や仕事の合間に来院する学生さんや社会人が増えるため、時間帯予約を設定しておくことで、限られた時間の中でも受診しやすい環境をつくることができます。午後の一部の時間帯だけでも時間帯予約枠を設けることで、時間制約のある患者さんを取りこぼさず、新規患者の獲得にもつなげることができます。
午前中の混雑を前提とした院内オペレーションの工夫
── 高齢者が多い午前中の混雑は、どのように対策すればよいのでしょうか？
石井：
午前中は患者数が多くなりやすいため、予約の仕組みだけでなく、院内オペレーションの工夫も重要になります。その一つが、診察の進行状況を患者さんに分かりやすく伝えることです。
例えば、「あと何人で呼ばれるのか」「次の方は診察室前でお待ちください」といった状況表示を行うことで、待合室から診察室への移動をスムーズにし、診察直前の動線を短くすることができます。こうした準備を事前にしておくことで、スタッフの声かけ負担も減り、結果として診療全体の流れがスムーズになります。
リハビリを含めた予約管理が重要になる理由
── 整形外科ならではのリハビリと予約の関係は、どう考えるべきでしょうか？
石井：
整形外科の予約運用で大きなポイントになるのが、リハビリとの兼ね合いです。多くの整形外科では、複数の理学療法士を配置してリハビリを行っていますが、その稼働状況を感覚的に把握しているケースも少なくありません。
理学療法士ごとに予約枠を管理することで、どの時間帯にどの理学療法士が対応可能なのかが可視化され、稼働の偏りや空き時間を把握しやすくなります。これは、リハビリの質を保ちながら、運営効率を高めるうえでも重要なポイントです。
診察とリハビリを連動させた予約の考え方
── 診察後にリハビリを行うケースには、どのように対応すればよいのでしょうか？
石井：
診察後にそのままリハビリを行うケースが想定される場合には、診察とリハビリをセットで考えた予約設計が有効です。あらかじめ診察とリハビリの両方が必要だと分かっている場合には、時間をずらして二つの予約を連続して取る（連鎖予約）ことで、患者さんの待ち時間を最小限に抑えることができます。
また、診察後に急遽リハビリを追加する場合でも、理学療法士ごとの空き状況が分かっていれば、その場で対応可能な枠に割り振る判断がしやすくなります。
リハビリのみで来院した患者を診察につなぐ際の考え方
── リハビリのみで来院した患者さんを診察に回す場合は、どう対応すべきでしょうか？
石井：
リハビリのみで来院した患者さんは、通常の診察の順番受付には含まれていないことが多いため、そのまま順番待ちに並ばせると、院内の流れが乱れることがあります。
こうした場合には、順番受付の調整機能などを活用し、通常の待ち行列とは別の形で診察に組み込む運用が現実的です。待ち行列の最後に並ばせるのではなく、状況に応じて優先度を調整することで、現場の混乱を抑えながら診察につなげることができます。
診察とリハビリで受付を分けた効率的な運用
── 受付体制について、効率化できるポイントはありますか？
石井：
整形外科では、診察とリハビリで入口や動線が分かれているケースも多く見られます。その場合、一般診察は対人受付で対応し、リハビリのみの患者さんは無人受付を利用するといった役割分担を行うことで、受付業務を効率化できます。
このように、すべてを人手で対応しようとするのではなく、仕組みで対応できる部分は仕組みに任せることで、少ない人数でも安定した受付体制を構築することが可能になります。
整形外科の予約運用は診療フロー全体で設計することが重要
── 最後に、整形外科の予約設計で大切な考え方を教えてください。
石井：
整形外科の予約運用は、単に予約枠をどう切るかという話ではなく、患者層、時間帯、診察とリハビリの流れ、院内動線を含めて全体で設計することが重要です。どこに負荷がかかっているのかを整理し、自院の診療フローに合った予約の仕組みを考えることで、患者満足度と運営効率の両立が可能になります。
予約システムはあくまで手段の一つです。自院の診療の流れを見直す視点を持ちながら、無理のない運用を目指していくことが大切だと考えています。
本記事を解説した専門家
患者動線コンサルタント
株式会社レイヤード
石井聡
いしい さとし
得意な診療科目：眼科、小児科、皮膚科、内科
医療IT業界において約20年にわたり、介護保険のシステム開発、大規模病院向けの業務改善ソリューション提案など、医療機関の多用な課題解決に携わってきた実績をもつ。
近年は、全国400以上のクリニックに対し、予約システムをはじめとするクラウド型サービスの導入支援を実施。クリニックの業務フローを俯瞰し、現場の導線改善・業務効率化・患者体験の向上を実現する支援に注力している。医師・スタッフ・患者それぞれの立場を考慮したバランスのとれた改善提案が強み。
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