2024.12.06

活用事例

インフルエンザ予防接種を予約システムとWEB問診で効率化する方法

インフルエンザの予防接種シーズンになると、待合室は患者でいっぱいになり、接種を希望する患者の待ち時間が長くなってしまうという声を多く聞きます。

インフルエンザ予防接種に必要な「予診票」や「会計」に時間がかかるといった問題が、一般診療の待ち時間増加にも影響し、クリニック全体の患者満足度の低下にもつながりかねません。

このような背景から、予防接種の受診フローを効率化して待ち時間を短縮したいとお考えのクリニック様も多いのではないでしょうか。

今回は、予約システムとWEB問診システム活用して、インフルエンザ予防接種を効率化、患者の院内滞在時間を減らす方法をご紹介します。

1.インフルエンザ予防接種の受診フローの課題

以下は、一般的なインフルエンザ予防接種の受診フローです。

  1. (患者)受付で紙の予診票を受け取り、院内で記入する
  2. (クリニック)記入済みの予診票を確認し、医師による接種可否判断をする
  3.  接種可能な場合は接種をする
  4. (患者)待合室で会計の順番を待ち、受付に呼ばれたら会計をする
  5. (患者)帰宅

このフローの問題点は、以下2つが挙げられます。

①院内での予診票記入に時間がかかる

院内でしか予診票が受け取れない場合、患者は来院後に予診票を記入します。患者が質問内容を理解するのに時間がかかったり、記入ミスを避けるための確認作業が多くなったり、初診患者に多くの情報入力が必要だったり、予診票の記入には時間がかかります。

②会計の時間がかかる

会計に時間がかかる理由は、診療費の計算や保険適用の確認に手間がかかることに加え、現金支払い時のお釣り準備や領収書発行などが挙げられます。また、一般診療の患者対応が重なると受付が混み合い、複数の診療科受診や質問対応でさらに時間を要する場合もあります。

これら2つの問題点によって、インフルエンザ予防接種患者の院内滞在時間が長くなります。接種患者が多くなると、クリニックは対応に追われ、一般診療患者を含めた診療業務全体を圧迫することにつながります。

2.インフルエンザ予防接種の院内滞在時間を短縮する方法

インフルエンザ予防接種患者の院内滞在時間を短縮する方法としては、予診票の記入と会計を院外で対応できる仕組みを作ることがポイントです。

①WEB問診システムで予診票を事前に記入してもらう

予診票を紙ではなくWEB問診に置き換えることで、患者は自身のスマホから、来院前に予診票の入力ができます。
患者は、予診票に記入済みの状態で来院するため、院内での接種までの時間を短縮することが可能です。

②オンライン決済(スマート決済)に対応する

クレジットカード決済やQR決済ができる仕組みを用意することで、受付以外での支払い対応が可能になります。
患者は接種後、会計を待たずにそのまま帰宅できます。

3.予約システムとWEB問診の連携で院外利用率を上げる方法

WEB問診による予診票やオンライン決済機能を導入しても、患者に使ってもらえなければ効果が得られません。

そこで効果的なのが、患者に自然な流れで利用してもらえるような受診動線です。具体的には、予約システムとの連携による予約から問診までのシームレスな受診フローがポイントです。

WEB問診「シムビュー」と予約システム「ワクミー」の予防接種フロー

弊社のクリニック予約システム「ワクミー」とWEB問診「シムビュー」を利用した受診動線を紹介します。2つのシステムを併用することで、院外での予診票の記入やオンライン決済を患者が利用しやすい受診フローを用意することができます。

【一般的な予防接種のフロー】自宅:予約→院内:検温→予診票記入→予診票確認→接種→会計▶【レイヤードが提案するフロー】自宅:予約(ワクミー)+問診(シムビュー)→院内:検温→予診票確認(シムビュー)→接種→短縮:決済(シムビュー)
  1. (患者)ワクミーから予約
    患者がワクミーで接種希望日、時間帯枠を選択します。
    この時点で予約は確定します。
  2. (患者)シムビューに遷移し、予診票へ記入
    予約日の前日になると、予約時に登録したメールアドレスに問診記入依頼メールが届きます。
    患者は、ここで問診に回答します。同時に、スマート決済を希望する場合は、WEB問診内でカード情報を登録しておきます。
  3. (クリニック)患者の来院後、予診票を確認し接種
    医師がシムビュー上で予診票を確認し、接種可否判断をします。可能な場合は接種をします。
  4. (患者)帰宅
    患者がスマート決済を希望した場合は会計待ちは不要になり、接種後そのまま帰宅します。
  5. (クリニック)決済金額の処理
    シムビュー管理画面に金額を入力し、決済します。
    同時に、患者に決済連絡メールを送信します。

予約システム「ワクミー」とWEB問診「シムビュー」を併用することで、患者に予約のタイミングで予診票を記入してもらえる仕組みができ、来院後に記入する時間を省略できます。さらに、スマート決済機能で院内での会計をなくすことで、院内滞在時間を大幅に削減できます。

4.まとめ

今回は、クリニック予約システムとWEB問診システムを活用することで、インフルエンザ予防接種患者の院内滞在時間を短縮する方法をご紹介しました。

シムビューは、時間のかかる予診票記入や会計を院外で対応可能にし、さらに、ワクミーと連携することで、事前の予診票記入を患者の動線にシームレスに組み込むことができます。

インフルエンザ予防接種の運用についてお悩みの医療機関様はぜひお気軽にご相談ください。貴院に合わせた活用方法をご提案させていただきます。

また、各システムの機能・特徴については、予約システム「ワクミー」WEB問診「シムビュー」のサービスサイトで詳しく紹介していますので、ぜひご参考ください。

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