2024.02.01
活用事例
小児科には時間帯予約システムが最適？
Wakumyの活用で診察時間のずれ込みを防止
小児科クリニックでは、急性疾患の患者に対応しやすくするため、順番予約方式の予約システムが採用されていることが多くあります。
また、専門外来を併設している場合は時間予約制を採用し、順番予約と時間予約を併用している小児科クリニックも多いのではないでしょうか。
しかし、順番予約制と時間予約の併用には、診察時間がずれ込みやすくなったり、スタッフが予約を管理する手間も増えたりという課題もあります。
今回は、小児科クリニックで時間帯予約を活用することで、診察時間のずれ込みを防ぎ、同時に予約管理にかかる手間を軽減する方法をご紹介します。
順番予約と時間予約を併用すると、時間通りに診察が進まないことも
一般診療には順番予約を、専門外来には時間予約を採用している小児科クリニックでは、専門外来の診療が予約時間通りに進まない場合があります。
その主な理由は、当日来院の患者が多くなることで、一般診療の時間が専門外来の時間にずれ込んでしまうためです。
順番予約は、患者一人ひとりに合わせた診察がしやすい一方で、診察時間が読みにくい予約方式とも言えます。
そのため、当日来院の患者数が多くなると、その分診察時間が延びてしまいます。
加えて、2つの異なる予約方式を運用することで、スタッフの予約管理にかかる手間が増えてしまうことがあります。
専門外来を予約時間通りに診療できない場合は、患者に連絡し、予約の再調整が必要になってしまうこともあります。
さらに、順番予約と時間予約で別々の予約システムを導入している場合は、複数の管理画面を見ながら予約管理をする必要があり、オペレーションが複雑になってしまうこともあります。
予約方式を時間帯予約に統一。運用を大きく変えずに予約管理の手間を軽減
予約時間通りに診療を行いながら、スタッフの予約管理の手間を軽減するためには、予約方式を時間帯予約に統一することが効果的です。
時間帯予約は、診察枠を調整することで当日来院の患者にも対応でき、順番予約と近い運用が可能です。
具体的には、WEB予約枠とは別に当日予約枠を確保しておくことで、急性疾患患者の受け入れをスムーズに行えます。
専門外来については、これまでは来院時間を指定していた時間予約が、9:00〜9:30といった幅を持たせた予約に変更になるだけなので、今までの運用方法に大きな変更はありません。
このように、時間帯予約を活用することで、既存の運用を大幅に変更せずに、小児科クリニック全体の予約管理が可能になります。
さらに、小児科クリニックの予約方式を時間帯予約に統一することで、以下のようなメリットが期待できます。
メリット① 診療内容ごとの診療時間のずれ込みが起こりにくい
時間帯および診察内容ごとに受け入れる患者数を調整しやすくなるため、予約時間通りに診察を進めやすくなります。
当日来院の急患に備え、事前に診察枠を確保しておくことで、前後の予約時間のずれ込みを防ぐことができます。
また、時間帯予約は感染症疑い患者の受け入れにも役立ちます。
順番予約は、番号順に診察を行うため、感染症疑い患者をあらかじめ分けた受け入れが難しいことがあります。
しかし、時間帯予約なら特定の時間帯に絞って感染症疑い患者の受け入れができ、他の診療とは別に管理することができます。
メリット② 予約管理にかかるスタッフの手間を軽減
一般診療も専門外来も同じ時間帯予約を採用することで、予約管理を一つのシステムで完結できます。
これにより、スタッフの予約管理のオペレーションがシンプルになります。
さらに、予約時間のずれ込みが減るため、患者へ連絡し、予約の調整をする手間が軽減できます。
時間帯予約を採用した予約システムWakumyなら、小児科に合った運用が可能
ワクミーは時間帯予約を採用しています。
小児科クリニックでの具体的な活用方法は、診療内容ごとの予約メニューを設け、時間帯ごとに、それぞれの予約枠を設定しておきます。
ワクミーは時間帯ごとにWEB予約可能な上限枠数を設定できるので、自院に合わせて事前のWEB予約受付枠と当日受付枠のバランス調整が可能です。
また、時間帯ごとに患者数を調整できることで、予約時間のずれ込みを最小限に抑え、待ち時間の防止につながります。
専門外来など時間予約が必要な診療には、専用の予約枠を設定します。
ワクミーは予約メニューごとに予約締切時間が設定できるので、これまで通り来院前日までの予約受付も対応可能です。
さらに、予約一覧画面では、クリニック全体の予約はもちろん、診療内容ごとの予約をタブ別に確認することができます。
医療者は診療内容ごとの空き枠を確認しやすく、窓口での予約追加も簡単にできます。
今回は、専門外来を併設する小児科クリニックで、予約方式を時間帯予約に統一する方法をご紹介しました。
時間帯予約システム「ワクミー」の活用で、今まで通り当日来院の急患にも対応しながら、専門外来の予約時間通りの診療につながります。
さらに、すべての診療予約を1つのシステムに集約できるので、予約管理がシンプルになります。
小児科クリニックで予約システムの運用にお困りの医療機関様はぜひお気軽にご相談ください。
貴院に最適な予約の運用方法をご提案させていただきます。
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