開業直後は患者数が少なく予約システムの導入効果を実感しにくい

新規開業時は、患者数が少なく予約が入りづらいため、予約システムの導入効果を感じられないことがあります。

そのため開業時は、最初から予約数を増やすことを目指すのではなく、まずは予約外の患者を含めた患者数全体を増やすことが大切です。

例えば完全予約制にはせずに、予約外の患者も広く受け入れながら患者数を増やす、といった方法が効果的です。

​​その後、まずは徐々に増えてくる再診・再来院患者に予約システムを活用してもらうようにします。

患者は「WEB予約ができた方が便利」と感じることが多いため、受付で予約システムを案内することで、徐々に予約システムの利用が進んでいきます。

また、開業当初から予約システムを使うことに慣れておけば、将来的に患者が増えた際もスタッフの業務負担を抑えることにつながります。

患者数増が重要な開業直後には時間帯予約が最適

時間帯予約は、予約患者、直来患者の両方に対応しやすい予約方式です。

そのため、開業後に患者数を増やしていく段階においては、時間帯予約が適しています。

時間帯予約では、医療者が「9：00〜9：30」といった時間帯ごとに診療枠数を設け、患者は空いている枠を選んで予約を入れます。

ひとつの診療枠のなかでWEB予約の枠と直来に対応できる枠の両方を設けることができるため、予約外の患者も受け入れやすいという特徴があります。

その他の予約方式として時間予約や順番予約がありますが、どちらも開業直後に運用する際にはデメリットが生じてしまう可能性があります。

例えば、時間予約では予約枠が埋まってしまうと直来患者を受け入れる時間が取れない、順番予約では患者の待ち時間が長くなり離脱につながりやすい、などの点が挙げられます。

時間帯予約は、これらのデメリットを解消し、予約患者と直来患者どちらにも対応しやすく、開業時の患者数を増やしたいという目的に合っていると言えます。

患者数の増加に応じて予約システムをメンテナンスすることが重要

開業時の時間帯予約システムの導入効果を高めるためには、自院の患者数や新患割合にあわせてWEB予約枠の調整をする等、メンテンスをすることが大切です。

例えば、開業当初は予約外の患者や窓口予約を多く受け入れられるように、WEB予約枠数を少なめに設定します。

その後、窓口予約を含めた再診予約を予約システムで取る機会が増えてきた段階で、WEB予約の枠数を増やしていきます。

以下に、実際の運用イメージをご紹介します。

＜新規開業時における予約枠の運用イメージ＞
時間帯ごとの診療枠を10に設定した場合

• 【開業当初】WEB予約の上限数：5枠 
  開業間もない時期は、WEB予約と並行して予約外の患者も広く受け入れやすいように、窓口予約枠を多めに確保しておく。
• 【半年後】WEB予約の上限数：7枠 
  クリニックの認知が進み、再診患者が新患と同じくらいに増えてきたタイミングで、徐々にWEB予約の割合を増やす。引き続き、窓口予約にも一定数対応できるようにしておく。
• 【1年後】WEB予約の上限数：9枠 
  総患者数が一定数を超え、再診患者の割合が多くなってきたタイミングでWEB予約中心に切り替える。窓口予約は最低限確保しておく。

このような設定の変更をしていくことで、時間帯予約システムの導入効果を高めていくことができます。

また、上記のようなクリニックの患者数・新患割合にあわせた運用をするためには、メンテナンスしやすい予約システムを選ぶこともポイントです。

枠数の変更等の簡単なメンテナンスをスタッフがすぐに対応できれば、自院の状況にあわせて設定変更できる上、その都度予約システム会社の担当者に依頼する手間もかかりません。

予約システムWakumyは画面がわかりやすく、メンテナンスしやすい

レイヤードが提供する予約システム「ワクミー」は、時間帯予約を採用した予約システムです。

使いやすさにこだわって設計されているので、管理画面がわかりやすく、院内でのメンテナンスも簡単です。

医療者は診療内容や予約メニューにあわせた時間帯の長さ、枠数を直感的な操作で調整可能です。

さらに、時間帯ごとの枠数変更や、WEB予約上限数の設定もスムーズに行えます。

診療枠の設定が自由にできることで、患者数や新患割合にあわせたWEB予約・予約外のバランス調整がしやすく、患者数最大化につながる運用が可能となります。

今回は、予約システム「ワクミー」を活用して、新規開業後のフェーズごとにWEB予約枠を調整し、患者数を最大化する方法をご紹介しました。

時間帯予約を採用したワクミーなら、患者数が一定数を超え、医院経営が軌道に乗った後も、その時々のニーズにあわせて活用しやすい設計です。

今回ご紹介した事例以外にも、高齢患者が多い時間帯は窓口予約の割合を増やす等、患者層を考慮した設定や、感染症の流行等の時流を加味した調整も自在に行えます。

新規開業で予約システムの導入をご検討中の医療機関様はぜひご相談ください。

貴院の診療内容や診療スタイルに合った運用方法のご提案をさせていただきます。

また予約システム「ワクミー」のサービスサイトでは詳しい特徴やメリットをご紹介していますので、あわせてご覧ください。