2024.08.16
活用事例
【クリニックのスタッフ様へ】システム導入による業務効率化効果を3つのシーン別に紹介
近年、医療現場におけるデジタルトランスフォーメーション（DX）が進展し、予約システムやWEB問診を導入するクリニックが増えています。
しかし、スタッフが主導してシステム導入を提案する場合、医師に対してうまくシステムの必要性や業務効率化のイメージを伝えることが難しいケースも多いのではないでしょうか。
今回は、「来院前」「来院時」「次回来院まで」の3つのシーンに分け、システム活用による業務効率化の効果について解説します。
システム導入についてクリニック内で相談・検討される際の参考にご活用ください。
システムの活用で、医師・スタッフ双方の業務負担が大幅に軽減。目の前の患者へ集中できる環境を構築
クリニックの日常業務は多岐にわたり、特に電話対応や予約対応、問診のカルテ転記などの業務がスタッフにとって大きな負担となっています。
システム導入により、これらの業務を効率化することで、スタッフが目の前の患者に集中できる環境を構築することが可能です。
また、スタッフの人手不足や採用難が深刻なクリニックにおいても、システムの導入が効果的です。
システム活用により、予約から決済、さらには患者フォローアップまで、業務を一貫して効率化できます。
例として、あるクリニックでは、電話業務を最大7割削減した事例も報告されており、システム導入がもたらす効果は非常に大きいものとなっています。
患者動線別のシステム活用例と導入効果
クリニックでシステムを導入して得られる効果を、以下の①〜③の患者動線別にご紹介します。
①来院前：電話対応、予約、問診の効率化
患者からの電話対応や、予約の調整、問診票の記入・管理などの作業は、スタッフにとって大きな負担となることが多いです。
ここでは、これらの業務を効率化するために活用できるシステムと、その効果について紹介します。
1. 患者からの問い合わせ対応
- 活用できるシステム：電話自動応答システム
- 効果：患者からの電話問い合わせが多い時間帯でも、自動応答システムを活用することで、スタッフの電話対応時間を大幅に削減できます。
これにより、目の前の患者の対応に集中する時間を確保しやすくなります。
2. 予約管理
- 活用できるシステム：予約システム
- 効果：患者が自分で予約の取得や取り消し・変更を行えるため、スタッフが電話や窓口で予約を受け付ける際に発生する予約枠の確認や調整の手間を削減できます。
3. 問診
- 活用できるシステム：WEB問診システム
- 効果：来院時に問診票記入の案内をしたり、記入内容や記入漏れ確認、修正依頼などにかかる手間を削減します。
さらに、問診内容の電子カルテへの転記もコピー＆ペーストやワンタッチで完了できます。
②来院時：受付から決済までのスムーズなフロー構築
来院時のフローは、患者の満足度とクリニックの業務効率に大きく影響します。ここでは、受付・チェックイン、待ち状況の案内、決済の各段階で活用できるシステムとその効果について解説します。
1. 受付・チェックイン
- 活用できるシステム：予約システム・電子カルテ
- 効果：予約システムと電子カルテの連携が可能な場合、予約システムで来院処理した患者情報を電子カルテに連携できます。受付窓口での対応が削減され、待ち時間短縮にもつながります。
2. 待ち状況の案内・呼び出し
- 活用できるシステム：予約システム・デジタルサイネージ
- 効果：予約システムとデジタルサイネージを連携することで、院内ディスプレイに現在の待ち人数や呼び出し番号を表示できます。
患者はスタッフに待ち時間や人数を聞く必要がなくなります。
3. 決済
- 活用できるシステム：自動精算機・オンライン決済機能
- 効果：自動精算機を導入することで、金銭のやり取りを自動化することが可能です。
また、オンライン決済機能を活用すれば、会計待ちや会計そのものが不要になるため、スタッフの業務負担が大幅に軽減されます。
③診察後〜次回来院まで：効率的なフォローアップ体制の構築
次回来院までのフォローアップは、患者の治療継続率やクリニックの評価に影響します。適切なシステムを活用することで、効率的かつ効果的なフォローアップを実現できます。
- 活用できるシステム：患者管理システム・予約システム・動画サービス
- 効果：フォローアップの過程で、来院リマインドをシステムから自動送信することができ、予約日のお知らせを電話で行う手間が軽減されます。
さらに、検査準備や食事指導、リハビリなどの情報を動画や画像コンテンツで患者に送信しておくことで、来院後の説明も効率化できます。
【導入事例】WEB問診導入で電子カルテ入力の手間が大幅削減
レイヤードが提供するWEB問診 をご利用いただいている「みみ・はな・のどせがわクリニック」様（福岡市）では、スタッフ様主導でWEB問診を導入いただきました。
導入後は、診察前の電子カルテ入力にかかる業務量が大幅に削減されたとのお声をいただいています。
また、WEB問診導入前は、紙の問診票に記入する際の手間や所要時間が患者の不満にもつながっていましたが、導入後に実施されたアンケートでは、患者からもWEB問診について高い評価をいただいています。
レイヤードなら予約〜決済、患者フォローアップまでの動線構築を総合的に支援可能
医療DXのレイヤードなら、予約から決済、患者フォローアップまでの患者動線を一気通貫でサポートしています。
クリニックが必要とするシステムを総合的に提供・導入支援しており、全てのシステムを一社で完結させることが可能です。
また、全システムを一括で導入するだけでなく、必要なシステムのみを採用してスモールスタートすることも可能です。
レイヤード製品同士はもちろん、多くの他社製品とも正式連携調整を行っているため、システムのメリットを最大化してスタッフの業務効率化に貢献します。
レイヤード製品で完結することで、システム間の深い連携はもちろん、導入時や運用の窓口をレイヤードにまとめることができ、複数のメーカーとやり取りする手間を削減できます。
システム導入をご検討される際は、ぜひ一度当社までお問い合わせください。
専任のスタッフが貴社にあったシステムやその運用方法をご提案させていただきます。
