電話や窓口のみの予約受付はスタッフの業務が圧迫されやすい

高齢患者が多く予約システムを導入していないクリニックでは、電話や窓口のみで予約受付している場合が多くあります。

電話や窓口予約には、予約1件ごとの対応に時間がかかりがちです。

そのため予約業務が重なると、会計等の他の業務対応が遅れ、患者の待ち時間増加にもつながってしまいます。

また、電話や窓口予約は口頭でのやり取りが中心となるため、予約に関する誤解や患者の予約忘れが起こりやすくなります。

その結果、後日、患者から予約確認の問い合わせがあり、スタッフの電話対応が増えてしまうことも考えられます。

さらに、予約日時の勘違いによる無断キャンセルも発生しやすくなります。

「スマホに慣れているか」で患者を3つに切り分け時間帯予約システムを活用

高齢患者が多いクリニックでスタッフの予約管理の負担を解消するためには、時間帯予約を採用した予約システムの活用が効果的です。

時間帯予約システムは、時間帯ごとにWEB予約と窓口予約それぞれの枠数を調整して運用を最適化できるため、窓口予約が多くなりがちな高齢患者が多いクリニックでの活用に適していると言えます。

時間帯予約システムをさらに効果的に運用するには、活用方法を工夫することが大切です。

具体的には、「スマホを使い慣れているか」で患者を以下の3つの層に分け、それぞれ活用方法を変えていきます。

①一定数いる若い世代の患者

一定数いる若い世代の患者は、スマホの操作やインターネットの利用に慣れているので、積極的にWEB予約を利用してくれます。

そのため、医療者から強くWEB予約を促す必要はなく、自然と予約システムに進める動線を作っておくことが効果的です。

具体的には、クリニックのホームページやLINE公式アカウントに予約メニューを設置し、WEB上で予約に進める動線を用意しておきます。

②スマホの操作に慣れているが、サポートが必要な高齢患者

高齢患者の中には、日常的にLINEを利用するなど、スマホの操作に慣れている人もいます。

このような患者は、予約システムを全く使えないわけではありませんが、使用経験がないため、最初は使い方がわからない人もいます。

そのため、受付で次回予約を取る際にスマホでQRコードを読み取り、WEB予約をしてもらうように案内します。

患者自身の操作で予約をとってもらい、患者が理解しきれない部分については、スタッフがサポートするようにします。

まずは、スタッフがサポートできる院内で、患者自身にWEB予約を経験してもらいます。

一度目ができればその後は、院外からも自分でWEB予約を利用してもらえるようになります。

③スマホ操作が難しい高齢患者

スマホの操作やWEB予約が難しい患者は、患者自身に予約システムを利用してもらうのではなく、受付スタッフが管理画面から直接、予約を入れます。

時間帯予約システムであれば、あらかじめ設定された予約枠に予約を追加するだけなので、スタッフの手間をかけずに予約完了できます。

さらに、①②の患者層には、予約システムのリマインド機能が活用できます。

予約日時が近づいてきた頃に確認メールを自動送信することで、予約の再認識を促し、無断キャンセルを防止できます。

③の患者層には、受付で紙の予約票を発行して渡すことで、予約日時の勘違いや無断キャンセルを防ぐようにします。

患者層に合わせて予約システムの案内や利用方法を変えることで、高齢患者が多いクリニックでも予約システムの導入効果は十分に期待できます。

ポイントとしては、時間帯予約の予約方式が可能な予約システムを採用することです。

予約システムWakumyならWEB・窓口予約の両方に対応。リマインド機能で無断キャンセル防止にも

予約システム「ワクミー」は時間帯予約を採用しており、WEB予約だけでなく、高齢患者に多い窓口予約にも対応できます。

時間帯ごとに予約枠数を調整できるので、窓口予約の割合が多い場合はWEB予約枠を少なめに設定しておき、窓口予約の受付枠を確保しておくことができます。

また、ワクミーは画面のわかりやすさにもこだわって設計されています。

患者が初めてWEB予約をとる際にもシンプルな動線で、迷わずに予約完了できます。

さらに、スタッフが窓口予約を追加する際には、予約一覧画面から日付を選択するだけで、時間帯ごとの混雑状況を一目で確認できます。

予約登録は、空き枠のある時間帯を選択し、患者の診察券番号を入力するだけで完了します。

そのほか、リメインドメールを自動送信する機能や、予約票発行機能を備えています。

これらの機能もあわせて活用することで、高齢患者の受診忘れや無断キャンセル防止につながります。

今回は高齢患者が多いクリニックで、予約システムを効果的に運用する方法をご紹介しました。

予約システムの効果的な運用には、時間帯予約システムを使うこと、患者を「スマホに慣れているか」で3つの層に分けて案内や利用方法を変えることの2点がポイントになります。

レイヤードの予約システムワクミーは、時間帯予約を採用していることに加え、使いやすい操作画面や、リマインド機能・予約票発行機能を備えていることで、高齢患者が多いクリニックでも活用いただきやすい設計です。

予約システムの導入をご検討の医療機関様はぜひ、無料相談フォームよりお問い合わせください。

詳しいご要望をうかがった上で、貴院にあわせた最適な方法をご提案させていただきます。