１．クリニック予約システムとは？

クリニック予約システムとは、患者がスマートフォンやパソコンからクリニックの診察を予約できるシステムです。
患者の予約の利便性はもちろん、医療機関にとっても患者の予約管理、業務効率化の観点で欠かせないツールとなっています。

従来、クリニックの予約と言えば、朝早くに病院の前で並んだり、受付で名前を書いて順番を待ったりするのが一般的でしたが、現在では、スマートフォンの普及も相まって、WEB予約できるクリニックが主流となりつつあります。

クリニック予約システムの導入メリット

クリニック予約システムを導入することで、医療機関側と患者側双方に多くのメリットが得られます。
予約システムの導入はクリニック運営に大きな利便性をもたらし、効率的な患者管理や業務負担の軽減を実現します。以下、主に医療機関側の導入メリットです。

クリニック予約システムの導入デメリット

予約システムに関わらず、システムの導入時には、費用、コスト、利用ハードルなど少なからずデメリットや課題もあります。

費用については、自院に必要な機能を絞り込んだり、システム連携やカスタマイズ費用を事前に比較したりすることで、費用対効果を高めることが可能です。また、予約受付対応に伴う時間・労力・残業コストなど潜在的なコストも考慮するようにしましょう。高齢者など患者側の利用ハードルについては、直観的な操作が可能な予約システムや電話予約の併用がおすすめです。

２．クリニック予約システムの分類と選び方

近年のクリニック予約システムは、電子カルテ付帯型のほか、WEB問診や決済機能、オンライン診療など、他の機能が統合されたシステムも各メーカーからリリースされており、業務効率化やマーケティングの観点での導入も進んでいます。

システム選定の際に課題となるのは、クリニック予約システムの種類の多さです。

本記事では、わかりやすいよう、「専門メーカー系予約システム」「電子カルテメーカー系予約システム」の２つに分類してご紹介します。クリニック予約システムの分類や特徴を理解して、自院にとって最適なシステムを選択しましょう。

専門メーカー系予約システム

専門メーカー系予約システムは、予約管理業務を中心に設計・開発された予約システムです。
予約管理機能の充実はもちろん、柔軟なカスタマイズ性や操作性が強みです。

さらに、予約管理機能が中心の「シンプル機能型」と、クリニック業務全体を効率化するための豊富な機能やシステム連携が可能な「多機能・連携型」の2種類に分けられます。

1.シンプル機能型

シンプル機能型は、予約業務を中心に設計されており、機能としても予約管理機能に絞られた予約システムです。複雑な設定や余分な機能を省いているため、比較的スムーズに導入できます。

また、多機能なシステムと比べて低コストで導入、運用ができるのも特徴です。
予約管理業務の効率化を図ることは可能ですが、もしクリニックが他の業務効率化も必要としている場合、シンプル機能型では機能や他システムとの連携面で課題が生じる場合があります。

▼このようなクリニックにおすすめ

▼注意点（デメリット）

2.多機能・連携型

多機能・連携型の予約システムは、診療予約や受付管理に特化したシステムで、予約業務を効率化するための高度なカスタマイズ機能、クリニック業務全体を効率化するための豊富な機能やシステム連携が強みです。

様々な電子カルテやWEB問診との外部連携を想定して作られているため、現在利用している院内システムの対応状況に応じて柔軟に連携・導入できるケースが多いです。

クリニックの診察・受付業務まで効率化し、待ち時間の短縮、スタッフの負担軽減など多方面に貢献します。また、患者の予約忘れ防止や空き枠の管理など、診療件数を最大化するためのアプローチも可能です。予約システムを主体として、オプション機能や各システムとの連携によりシームレスな動線を構築できるのが大きなメリットになります。

▼このようなクリニックにおすすめ

▼注意点（デメリット）

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電子カルテメーカー系予約システム

電子カルテメーカー系予約システムとは、電子カルテのオプション機能として、予約機能が付帯されている予約システムです。 電子カルテ内から次回の予約を取得できる簡便さが特徴です。院内で患者の次回予約を素早く取得できるため、管理が一元化され、医師やスタッフの負担を軽減します。

従来、電子カルテ付帯型の予約システムは、院内利用に特化したものでしたが、近年では、院外から受診予約を取得することができる電子カルテもリリースされています。

▼このようなクリニックにおすすめ

▼注意点（デメリット）

導入するクリニック予約システムの種類により、得られるメリットや課題となるデメリットは異なるため、システム選びの際は、クリニックの運営方針や抱える課題、患者の受診動線などを考慮することが重要です。

システム選びにお困りの際は、弊社無料相談をお気軽にご利用ください。

３．クリニック予約システム６つの比較ポイント

クリニック予約システムの種類の次は、機能や連携可否など細かな仕様について比較します。

同じ分類の予約システムであっても、予約機能が中心で連携機能が限定的なもの、オンライン診療や患者管理機能と連携しクリニック全体の業務効率化、マーケティングにまで活用できるものなど様々です。

①予約方法の種類

クリニックの予約システムには、主に「時間帯予約」「順番受付」「時間指定予約」の3つの予約方法があります。

最近では「時間帯予約」と「順番受付」を組み合わせ、時間帯予約を運用しながら、空き枠に当日受診の患者を入れるといった柔軟な運用も増えてきています。例えば、時間帯予約では空き枠が生じやすい時間もありますが、順番受付の併用でその枠に患者を対応させることが可能です。

それぞれの予約方法にはメリット・デメリットがあるため、クリニックの診療科目や運用方針に合わせて、最適な方法を選ぶことが重要です。（時間帯予約＋順番受付の併用について詳しくはこちら）

②電子カルテとの連携可否

電子カルテとの情報連携は、患者の基本情報、予約情報、問診情報などを一元管理し、クリニックの情報共有、業務効率化を図る上で重要な機能です。

予約システムとの連携においては、「頭書連携」をはじめとして、目的に応じて「チェックイン連携」「予約情報連携」の有無について確認することをおすすめします。

なお、情報連携には、いくつかの種類があり、それぞれ異なる目的や機能がありますので、メーカへの問い合わせの際はしっかり確認するようにしましょう。（予約システム「ワクミー」の電子カルテ連携についてはこちら）

▼情報連携の一例

③院内モニターとの連携可否

クリニック予約システムと院内モニターを連携することで、待ち時間や診察順番の進行状況などをモニターに表示することが可能です。

院内モニターで予約状況が明確に表示されることで、患者の待ち時間のイライラや不安軽減、受付スタッフの対応負担の軽減につながります。

▼院内モニター表示例

④LINE連携や在庫管理などのオプション機能

クリニック予約システムには、キャッシュレス決済、患者管理、LINE連携、ワクチン在庫管理、オンライン診療などのオプション機能を実装することができます。

ご希望の機能がある場合は、基本機能として標準装備されているのか、オプション機能として別途費用が発生するのか、連携する必要があるのかを確認することをおすすめします。

また、現在利用しているWEB問診システムや電子カルテなどのシステムにも同様のオプション機能が付帯している場合もありますので、予約システムの導入の際には、必要な機能が何なのかを選定する必要があります。

▼機能・オプション例

⑤管理画面のUIや操作性

クリニック予約システムを比較する際には、管理画面のUI（ユーザーインターフェース）や操作性も重要な検討ポイントです。

多くのシステムで電子カルテとの連携や基本機能が揃っているため、使いやすさや操作のしやすさが、現場でのスムーズな運用を左右します。

UIについては、直観的で操作が分かりやすいことがポイントです。
導入後の操作トレーニングや教育コストが低く抑えられ、スタッフの負担を減らすことができます。

患者の予約操作についても同様です。予約の取りやすさはもちろん、キャンセルや予約変更時のフローがわかりやすいかどうか、予約時にアカウントを作成する必要があるかどうか等も重要なポイントになります。（予約システム「ワクミー」）のUIや操作性はこちら）

⑥サポート体制、カスタマイズ性

クリニック予約システムの運用をスムーズに進めるうえでサポート体制やカスタマイズ性は重要な比較ポイントです。

予約システムの運用中、「順番受付のみの利用に切り替えたい」「予約の時間枠を変更したい」などの調整希望、「予約重複」「システム障害」などの不具合が発生することがあります。

コロナウイルスの流行や診療報酬の改定など、医療機関や我々生活者を取り巻く環境は変化していきます。
これらのニーズやトラブルに対応できるシステムの柔軟性やメーカのサポート体制も考慮することが重要です。

▼サポート体制やカスタマイズ性チェックポイント

４．医院課題を解決するクリニック予約システムの活用例

クリニック予約システムは、運用方法の工夫や他システムとの連携により、医院課題を解決する有力なツールとなります。

クリニックが抱える課題に合わせてシステムを活用することで、空き枠や予約が埋まりにくい時間帯の対策、受付業務の効率化によるスタッフ負担軽減、患者満足度の向上など、多方面にわたって効果を引き出すことが可能です。

時間帯予約＋順番受付でクリニックの収益を最大化

時間帯予約では、どうしても予約が埋まりにくい時間や空き枠が発生しがちですが、順番受付を併用することで、当日来院希望の患者を空いた枠に入れていくことが可能です。

定期的に通院する患者には時間帯予約で利便性を提供し、急な症状の患者は順番受付で対応することで、診療効率を高め、予約数、収益の最大化に貢献します。

また、当日に予約をキャンセルされてしまった場合も、順番受付を開放しておくことで空いた枠を埋めることが可能です。

▼時間帯予約＋順番受付の併用メリット

WEB問診の回答率の向上

クリニックの受付、診療効率を上げていくための一つのポイントとしてWEB問診回答率の向上が挙げられます。患者側の負担や案内不足による認識の欠如など要因はいくつかありますが、改善策として予約システムとの連携が効果的です。

▼問診回答率を上げる動線設計例

なお、クリニック予約システム「ワクミー」は、時間帯予約と順番受付の併用利用が可能、かつ、２つの予約方法を1画面で管理できる画面設計となっています。WEB問診システムともシームレスに連携し、スムーズなクリニック動線の構築が可能です。

無料相談では、診療科やクリニックの方針、動線などを踏まえて最適な予約システムの選定、運用をご提案しますので、ご検討中の場合は、お気軽にご相談ください。

５．クリニック予約システムの導入事例

実際に、クリニック予約システム「ワクミー」を導入いただいたクリニックの導入事例をご紹介します。

「高齢者が多いクリニックで利用してもらえるのか？」「小児科だから順番受付がベストなのか？」など不安もあるかと思いますので、ぜひご参考ください。

小児科のクリニック予約システム活用事例

高齢者が多いクリニックでの予約システム活用事例

６．クリニック予約システム導入の際のよくある質問

Q.クリニック予約システムを導入するまでの流れを教えてください

A.まずは、自院の抱えている課題を整理します。

その上で、クリニック予約システムの導入目的や必要な機能を明確にしましょう。ある程度必要な要件が整理できたら、各クリニック予約システムの製品資料の請求、情報収集を行い、自院に合ったシステムを比較検討します。

Q.時間帯予約と順番受付の併用は可能ですか？

A.メーカーにより、対応可否、費用の有無が異なります。

クリニック予約システム「ワクミー」は、併用にあたり追加費用は発生しません。また、併用することを前提で開発されていますので、異なる予約方法を1画面で管理でき、患者利便性の高い時間帯予約をメインに、当日受診希望の順番受付も管理しやすい画面設計となっています。

Q.無料のクリニック予約システムはありますか？

A.無料で利用できるクリニック予約システムもいくつか存在します。

ただし、予約件数の上限や機能制限、広告の有無などを確認することが重要です。また、セキュリティ面の確認も行いましょう。無料の予約システムを利用する際は、まず基本機能を試しながら、必要に応じて有料プランへの移行も視野に入れることをおすすめします。

クリニック予約システム「ワクミー」は、初期費用、月額費用ともに、WEB問診「シムビュー」とのセット割引があります。詳しくは、製品資料でご確認いだたけます。

７．予約システムの導入をはじめ、クリニックの受診導線をトータルサポート

本記事では、多くのメーカーからリリースされているクリニック予約システム（診療予約システム）について、主に選び方のポイントや分類、比較ポイントについてご紹介しました。

医療業界では、急速なデジタル化の進展や働き方改革に対応する必要があり、集患やマーケティング、業務効率化の観点での予約システムの導入が求められています。

レイヤードでは、クリニック予約システムの導入効果を最大限活かしていくための受診動線をトータルにサポートしています。システム導入時のご相談はもちろん、現在利用中の他システムとの連携や受診動線についてもお気軽にご相談ください。