2022.11.16
ユーザの声
同意書のペーパーレス化で効率化と管理の負担軽減
皮膚科・美容皮膚科での電子同意書活用例
亀戸シンシアクリニックは、医療法人社団シンシアエージェンシーのグループ院として2022年5月に開業されました。
近隣のグループ院は内科診療を行っており、そちらでは他社のWEB問診システムを利用されています。
今回のご開業で皮膚科診療を開始するにあたってWEB問診システムを見直し、弊社のシムビューをご採用いただきました。
あわせて美容皮膚科の自費診療で電子同意書もご利用いただいておりますので、WEB問診・電子同意書の運用方法について事務長の島根様に詳しくお尋ねしました。
シェーマが決め手に。患者として入力を体験し皮膚科でのSymview導入
Symview導入の経緯を教えてください。
当院では、もともと内科で他社のWEB問診システムを使っていたのですが、皮膚科のWEB問診の場合、患者さんが症状を入力する際に文字だけでは伝えにくい部分もあり、同じシステムで対応するのは難しいと感じていました。
そのようなときに、たまたま私自身が患者として整形外科を受診する機会がありました。そのクリニックが利用していたWEB問診がシムビューで、患者としてWEB問診の入力を体験したのが、シムビューを知ったきっかけです。
患者入力画面にシェーマがあり、症状のある部位を視覚的に伝えられるのが良かったです。
これなら、患者さんにとっても、当院にとってもわかりやすいと思って、すぐに調べて問い合わせをさせていただきました。
内科では現在も他社のシステムを使用中ですが混乱はなかったですか。
それはなかったですね。初めに営業担当の方が詳しくレクチャーしてくれましたし、スタッフがカルテに問診内容を反映させるのも、コピーのボタンを押してカルテに貼り付けるだけなので操作もとても簡単でスタッフもすぐに使用できるようになりました。
当院では電子カルテなど全てのディスプレイがタッチパネルになっていますので、ボタンなど直感的にわかりやすい医療機関用の画面がスタッフに好評でした。
電子同意書で紙のやりとりが減り、スタッフの負担が減り業務がシンプルに
WEB問診と同時に導入していただいた電子同意書はいかがですか。
今回WEB問診と併せて電子同意書を紹介していただいて、導入したのですが、紙のやりとりがなくなり非常に楽になりました。
美容皮膚科は、同意書の種類がとても多く、管理が大変という課題がありました。
重要書類ですので、厳重に管理を行っている分、どうしてもスタッフの手間は増えてしまいます。
また、当院では紙の同意書をスキャンして、データを電子カルテと紐付ける等の作業もあり忙しい中では負担になっていました。
今は電子同意書を導入したことで紙のやりとりが無くなり、データもシムビューの管理画面に保管されるため、スタッフの業務がとても楽になっています。
電子同意書は処置待ちの時間を利用して記入してもらうことで効率的に診療を行う
電子同意書の運用についても詳しく教えてください。
患者さんには、診察と処置の間の時間に自分のスマホで電子同意書の内容を確認してもらっています。
処置は、診察当日に行うこともあれば、後日予約を取り直して受ける方もいらっしゃり、当日処置の方は待合室で、後日来院される方はご自宅などで確認してもらっています。
内容としては、それぞれの処置の詳細な説明や注意事項を一つひとつご確認いただき、よくわからなかった箇所にはチェックをつけてもらっています。
その後、処置の前に電子同意書の内容をタブレットで患者さんと一緒に確認します。不明点としてチェックがついている箇所は、再度ご説明したうえ理解してもらい同意のサインをもらった後に処置を行います。
当院では、保険診療も行っていますので、先に診察に入ってもらって医師が患者さんの症状やお悩みに合わせた処置の選択肢を説明しています。その上で患者さんに処置を選んでもらっていますので、不明点にチェックがつくことはあまり多くありません。
それでも、診察時に患者さんが聞き逃したり、あまり理解できなかったことも一つひとつ電子同意書で確認できているので、しっかりと理解してもらった上で処置ができていると思います。
運用上、何か工夫された点はありますか？
はじめは、診察後の患者さんにシムビューの画面上から自分が受ける処置を選んでもらい、電子同意書に答えてもらっていました。
ただ、当院は処置の数も多いので、一覧画面の中から自分の受ける処置を探すのに苦労している患者様がいることに気づきました。
当院としても、患者さんに負担をかけずスムーズにご案内することを心がけているので、どうにか解決しようと考え、それぞれの処置の同意書へ直接リンクするQRコードを載せたカードを作り、案内するようになりました。
診察で処置の内容が決まったら、ドクターから指示が出ますので、患者さんには該当する処置のカードをお渡しして、回答してもらっています。
WEB問診同様に現場での混乱はなかったですか？
そうですね。現場で工夫をしながら、うまく使えていると思います。
繰り返しになってしまいますが、処置の種類が多く、開業に間に合うようにたくさんの同意書を作るのは大変でしたね。
もともと文書データで準備していたものをWEB上でコピーしていくだけかと思いましたが、媒体が変わることで少し言い回しを変えたり、どこまでを一つのページで確認するとわかりやすいかなど、考えることも多かったです。
ただ、最初にしっかり作り込んだおかげで、スムーズに運用をできていると思います。
今回、当院で美容系の同意書はたくさん作ったので、今後他のクリニックで導入されるときは是非うちの同意書を参考にしていただいて、スムーズに運用を始めてもらえたらと思いますね。
来院後にアンケートを自動配信、口コミ増加にも繋がり幅広い機能に満足
他にもWEB問診、電子同意書を使って良かった点はありますか？
シムビューには問診時に入力してもらった患者さんのメールアドレスに自動でメールを配信する機能があり、とても役立っています。
このメール配信機能で来院後に自動的に診療のアンケートと、Googleクチコミのお願いを送っています。
患者さんからいただく意見はスタッフのためにもなりますし、クチコミに協力してくれる方も想像より多くて満足しています。
最近はGoogleクチコミを見て受診を検討する患者さんも多いようなので、開業準備をしている頃からクチコミを増やすための施策も考えないといけないと思っていました。
まさかシムビューでできるとは思っていなかったですし、それも自動で案内できるのでとても助かりました。
もともと、皮膚科のシェーマを使いたくて問い合わせたんですが、同意書、クチコミ対策と、こんなにいろいろなことができるのは本当によかったです。
スタッフからの評判も良いですし、当法人は現在も新しいクリニックの開業を進めていますが、そちらでもシムビューを導入し活用させてもらう予定です。
編集後記
亀戸シンシアクリニック様は患者様が症状を伝えやすいかを重視して、シムビューを選んでいただきました。
同意書においても、患者さんが分かりやすいように、文書で作成した内容をWEBに合わせて修正しながら多くを作成してくださいました。
大変なところもあったとお話しいただきながらも、その甲斐あって今では便利に運用ができているとのことでとても嬉しく思います。
さらに、今回作成した美容同意書を他のクリニック様にも参考にしていただけるとのお言葉をいただき、頭の下がる思いです。
ご厚意に甘えさせていただき、電子同意書を美容の領域でも多くの医療機関様、患者様にご活用いただけたらと思います。
※本ページに掲載している情報はすべて取材当時のものです。変更等が発生している場合がございますので最新情報はご確認ください。
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