子ども連れで通いやすいクリニックを目指してWEB問診を導入

WEB問診の導入を検討した背景をおしえてください。

当院は、子どもの多い地域にあります。

そのため、お子さんを連れて来院する方が多く、保護者の方の負担をできる限り軽減したいという思いがありました。

私も子どもがいるのでよくわかりますが、体調の悪いお子さんを抱えていたり、ご自身が体調が悪かったりする状況で、紙の問診票を記入するのは大変な作業ですよね。

自宅で入力できるWEB問診であれば、多少は楽になるのではないかと考えました。

また、普段は同居していない祖父母の方が付添いで来院されることもありますが、症状の経過などの詳しいことがわからず、予備問診や診察に時間がかかってしまうということもありました。

WEB問診なら普段の様子をわかっているお父さんやお母さんが事前に入力して、医師に伝えたいことを伝えられるだろうとも考え、WEB問診の導入を決めました。

導入にあたっては各社のWEB問診を比較検討しました。

その中でもレイヤードの営業、サポートの方は、こちらの要望に沿って問診内容や設定を提案してくれたので、シムビューを導入することに決めました。

Symview導入で保護者の負担が軽減され、相談しやすい環境づくりにも貢献

シムビュー導入後、期待していた効果は得られましたか。

お子さんを連れて来院する保護者の方からは、紙の問診票に記入する手間がなくなり、かなり楽になったとのお声をいただいています。

また、患者さんの動線がスムーズになったおかげで、待ち時間も削減できるようになりました。

事前にWEB問診を入力して来院してくれた患者さんは、受付後すぐに診察室に案内できるので、院内の滞在時間が短くなっています。

さらに、WEB問診の導入により患者さんが相談しやすくなったのは期待以上の効果でした。「家族のトラブルがある」、「精神的なストレスを感じている」など、口頭では言いにくい内容もWEB問診であれば相談しやすいようです。

医師、スタッフの皆さんにとってはいかがですか。

医師としては、診察前にWEB問診で患者さんの症状や経過を把握できるため、診察がかなりスムーズになりました。

スタッフの業務も効率化できていると感じます。

紙問診に記入してもらっていた頃は、どうしても字が読みにくかったり、記入漏れがあったりなどで、患者さんに確認しながら電子カルテに入力するという手間が発生していました。

シムビュー導入後は、患者さんに確認する回数が圧倒的に減り、電子カルテ入力の手間も大幅に削減できるようになりました。

WEB問診入力率80％超の秘訣は動線設計とスタッフからの声がけ

貴院ではWEB問診の入力率が80％を超えています。これはシムビューのユーザ様の中でもかなり高いレベルですが、どんな工夫をされているかおしえてください。

ありとあらゆる患者さんとの接点で、WEB問診を案内するようにしています。

オンラインの接点としては、ホームページ、LINE公式アカウント、予約システムを活用しています。

まず、当院のホームページからWEB問診にアクセスできるように、バナーを設置しています。

LINE公式アカウントのメニューからもWEB問診にアクセスできるようにしています。

新規の患者さんはホームページから、かかりつけの患者さんは都度ホームページを見なくてもLINEからWEB問診を入力できるような動線にしています。

また、予約システムを導入しているので、予約完了後にそのままWEB問診を入力できる動線を設けています。

当院は、当日順番予約制にしているので、予約後にWEB問診を入力するというのが一番多い流れかなと思います。

院内でのスタッフからの声がけも積極的に行っています。

手作りの予約案内にシムビューのQRコードを掲載し、受付で手渡しをしたりしています。

患者さんが当院の情報に触れる接点すべてで、WEB問診の動線を設定するという意識で案内をしています。

スタッフさんからはどのようにWEB問診の案内を行っていますか？

WEB問診を入力せずに来院された患者さんには、スタッフから直接お声がけするようにしています。

その際に、「WEB問診を入れていただいた方が早く診察が終わりますよ」というように、WEB問診を入力することのメリットもお伝えするようにしています。

スタッフがWEB問診のメリットを理解してくれているからこそ、地道な案内もいとわずにやってくれていると思います。

メリットも含めて案内し続けてきた結果、8割を超える患者さんがWEB問診を入力してくれるようになりました。

200人/日の患者数に対応できるラベル機能や所見票機能の活用

1日でかなり多くの患者数を受け入れていらっしゃいますが、シムビューは業務効率化にも役立っていますか？

当院では、1日を通して大変多くの患者さんにご来院いただいています。

患者さんをお待たせしないためにも、効率化できる部分は徹底的に効率化していく必要があります。

スタッフの業務効率化にもシムビューは役立っており、特に所見票機能とラベル機能を活用しています。

所見票機能は、患者さんが入力した問診に対して、スタッフが情報を追記できる機能です。

当院では「作業済み」という所見票を用意しています。

チェック済みの問診票には、この所見票機能を活用して「作業済み」と表示できるボタンを設けていただき、運用しています。

この仕組みにより、問診票の確認漏れや重複チェックなど、スタッフによるヒューマンエラーを防ぎ、効率的なチェック体制につながっています。　

ラベル機能は、特定の回答がされたWEB問診には、一覧画面で各種ラベルが設定されるものです。

当院では、患者さんの受け入れをスムーズにするために複数のラベルを設けています。

例えば、発熱や風邪症状の有無、車／徒歩の来院方法、マスクがつけられない3歳以下の患者さんなどを把握できるラベルです。

これらのラベルで患者さんの情報を把握しておくことで、患者さんの待機場所や来院時間の目安を、来院前にお電話でお伝えできます。

結果として、「受付してから車内に戻って待機し、もう一度院内にお呼びする」といった患者さんとスタッフ双方の二度手間となってしまう動線を減らし、待機場所から診察室にスムーズにご案内ができるようになっています。　

患者・医療者どちらにも使いやすいWEB問診を目指して徹底的に改善する

貴院ではWEB問診導入後も積極的にカスタマイズをしていただいています。

WEB問診に限らず、システム等を導入するのであれば、患者さんと医療者双方にメリットがあるWin-Winの関係であるべきだと考えています。

患者さんにとっては、なるべく手間がかからないように質問1つ、ボタン1つでも少ない方がいいですし、WEB問診に入力してくれる患者さんが増えるにつれ、スタッフの業務負担も軽減していきます。

同時に、情報収集はしっかりできるようにしていきたいので、バランスを考えながら常に改善点を探すように心がけています。

その改善点はどのように見つけられているのでしょうか。

当院では、システム担当者に受付に出てもらい、患者さんの様子やスタッフの動きを観察してもらっています。

実際の現場を見てもらうことで、WEB問診の入力ができていない患者さんはどういう患者さんか、スタッフの業務フローは動きやすいものになっているかなどがわかります。

同時に、スタッフには直接、改善要望がないかを聞くようにしています。うまくいかないところや手間取るところがないか意見を集めながら、改善していきます。

ただ、問診内の質問を変更すると、患者さんやスタッフの動きも交通整理が必要になったりします。ある程度、改善後の運用もイメージしながら手を加えていくというのがポイントだと思います。

WEB問診や予約システム等を組み合せることでより受診しやすいクリニックへ

最後に、今後のシステム活用について先生のお考えをおしえてください。

WEB問診をはじめ各種システムを組み合わせることで、受診までの敷居を低くしたい、患者さんが煩わしいと感じることは可能な限り排除したい、という思いがあります。

システムを上手に活用することで、システムにできることはシステムに任せ、医療者は医療者にしかできない患者さんのケアに集中できる環境をつくっていきたいと考えています。

そのような環境づくりが、患者さんにとって相談しやすく、安心して通院していただけるクリニックの実現につながっていくだろうと思います。