1. はじめに｜“受付業務の負担”がクリニック経営のボトルネックに

受付は、クリニックの業務の中でも患者との最初の接点であり、1日を通して最も多忙なポジションのひとつです。
電話応対、来院受付、問診票の受け渡しや記入説明、診察の順番管理、各種問い合わせへの対応など、複数の業務が同時進行で求められます。

多くの場合はこれらを少数のスタッフでこなすため、診療時間中は常に業務が逼迫してしまうことも少なくありません。特に新型コロナウイルス流行以降は、患者対応に加えた感染対策や混雑緩和への配慮も求められるようになりました。

こうした背景から、今「受付業務の効率化」は、単なる時短や合理化にとどまらず、クリニックの全体運営の質を高める重要なテーマとなっています。

2. なぜ受付業務は煩雑なのか？よくある課題

受付の業務は、「限られた時間の中で、さまざまな業務を並行してこなす必要がある」という特徴があります。対応内容が多岐にわたるだけでなく、それぞれの業務が連動し、同時進行で発生するため、現場では負担が集中しやすくなります。

主な課題は次の5つに整理できます。

① 電話対応が集中する
診療時間内に予約変更や問い合わせの電話が相次ぎ、来院対応との同時進行で手が回らなくなる

② 問診票の受け渡し・確認・転記
紙の問診票を手渡し、記入内容を確認し、内容を電子カルテに転記するまで一連の作業に手間がかかり、確認漏れや入力ミスも起きやすくなる

③ キャンセル・リマインド連絡
患者ごとに電話やメールで個別対応するため、件数が多くなると受付の時間を圧迫する

④ 受付カウンターの混雑
来院が集中する時間帯には対応が追いつかず、スタッフの負担増と患者満足度の低下につながってしまう

⑤ 診療室との情報連携不足
紙のやりとりや口頭伝達によるミスや再確認の手間が発生しやすくなる

これらは、どれも丁寧な患者対応の裏返しでもありますが、蓄積するとスタッフの疲弊やミスの原因になります。ワクミーはこれらの業務を効率化し、スタッフの負担軽減を支援します。

3. 受付業務改善のカギは“分散・自動化・可視化”

受付業務の課題を解決するには、スタッフの人数を増やしたり、一人ひとりの対応範囲を広げたりするよりも、仕組みで分担し、「無駄」や「無理」を少なくすることが重要です。

ワクミーを活用することで、受付で発生する業務は次の3つの視点から効率化が図れます

• 分散：患者ができることは、来院前に完了
  予約やWEB問診といった受付前の手続きは、患者自身が自宅で済ませられる設計にすることで、来院時の業務負荷を大幅に削減します。
  
• 自動化：リマインドやキャンセル対応は、システムで省力化
  確認連絡やキャンセル受付など、繰り返し発生する業務はシステムに任せ、人的リソースを最小限にします。対応漏れや確認ミスも防げます。
  
• 可視化：必要な情報を、スタッフがひと目で把握できるように
  予約情報や問診内容は一元管理され、スタッフ画面にリアルタイムで反映。紙のやり取りや口頭確認の手間を減らし、スムーズな運用が可能になります。

結果として、受付で発生するその場での説明、確認、入力作業が大幅に減り、スタッフが本来の接遇やサポートに集中できる環境が整っていきます。

次の章では、ワクミー導入後に見られる具体的な改善事例を5つご紹介します。

4. Wakumy導入で何が変わる？｜5つの具体的な改善事例

受付業務の改善方針が見えても、「実際に何がどう変わるのか」はイメージしづらいものです。
ここからは、ワクミーを導入したことで現場の業務にどのような変化が生まれるのかを、5つの観点から具体的にご紹介します。

事例①：電話対応の削減

多くのクリニックでは、予約やキャンセル対応に多くの電話が集中し、受付業務を圧迫するという声が多く聞かれます。

ワクミーを導入することで、患者がWEB上で予約を行えるだけでなく、自身のアカウントから予約内容の確認や変更も可能になります。これにより、予約やキャンセルに関する電話対応が大幅に減り、受付スタッフが来院中の患者対応に集中できる環境整備につながります。
さらに、電話対応に追われる“ながら業務”が減少することで、受付対応の精度や全体の業務品質も向上しやすくなります。

また、患者側にも「電話が混雑していても待つ必要がない」「診療時間外でも予約・変更ができる」という利便性も生まれ、結果として双方の負担が減っています。

事例②：受付での問診票対応を効率化

従来、初診患者には紙の問診票を渡し、記入を待ち、内容を確認してカルテに反映するまでに多くの手間がかかっていました。
ワクミーではWEB問診システムと連携し、予約完了後にそのままWEB問診の入力へスムーズに誘導することが可能です。患者が来院前に必要な情報を事前入力できる仕組みを提供しています。

内科や小児科をはじめ、事前に確認すべき情報が多い診療科では、受付での確認作業が大幅に軽減されます。
また、問診の内容はスタッフの画面に表示されるため、手書きによる読みづらさや、聞き直しの手間も最小限に抑えられます。

事例③：キャンセル・リマインド業務の自動化

患者からのキャンセル連絡や、予約確認のリマインドは、意外と手間がかかる業務です。

ワクミーでは、予約日前日など任意のタイミングでLINE通知の自動送信が可能で、キャンセルや変更も患者自身が操作可能です。これにより、「来ない患者を待つ」「電話で再確認する」といった非効率な業務を最小限に抑えることができます。

実際にワクミーの導入施設では、患者が急な予定変更でも無断キャンセルにならないよう、マイページからスムーズにキャンセルできる導線を整備し、結果として無断キャンセルの抑止に効果を上げています。

こうした機能と運用の組み合わせにより、確認の電話や再調整の手間が減り、スタッフの負担軽減だけでなく、予約枠の有効活用にもつながっています。

このような仕組みは、クリニックにとって収益確保にも直結する重要な改善ポイントとなります。

事例④：無人受付の導入で来院対応を省力化

来院時の受付では、診察券の確認や来院ステータスの変更など、細かな作業が集中しやすく、混雑や対応遅れの原因になることもあります。

こうした課題に対応できるよう、ワクミーでは2025年7月に、専用端末を活用した無人受付機能をリリースしました。
無人受付端末を院内に設置することで、患者が画面を操作して自身で来院チェックインを完了でき、受付スタッフの個別対応を最小限に抑えられます。

特に「混雑しやすい時間帯」や「対面でのやり取りを避けたい患者」への対応において、スタッフには業務負担の軽減を、患者には安心でストレスの少ない来院体験を提供します。

無人受付について詳しくはこちら：「無人受付ソリューション」

事例⑤：受付と診療の情報連携がスムーズに

ワクミーでは、予約情報や問診など受付に関する情報を一元管理し、来院から診察、診察後の案内までを効率化します。

患者が事前に入力したWEB問診の内容は、まず受付スタッフの画面に表示され、必要に応じて確認や補足を行うことができます。
その情報はスタッフから医師へとスムーズに引き継がれ、診察時には医師が、症状の経過や服薬状況などの情報をあらかじめ把握したうえで対応できる体制が整います。

さらに、診察後の決済にオンライン決済（スマート決済）を導入すれば、受付カウンターでのやり取りも省略でき、来院から帰るまでの一連の患者体験がスムーズになります。

5. 受付業務改善にWakumyが選ばれる理由｜現場で使いやすく、無理なく導入できる柔軟設計

ワクミーは、現場で本当に使いやすい予約システムであることを大切に設計されています。

予約情報・問診内容・受付状況・患者への通知までを一元管理しつつ、診療スタイルや運用フローに合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。

導入時には専任のサポート担当がクリニックごとのニーズをヒアリングし、最小限の負担で運用開始できるよう支援します。無理なDX化ではなく、現場の業務に寄り添う仕組みづくりが可能なことが、ワクミーが選ばれている理由です。

6. まとめ｜受付が整うと、スタッフの余裕と患者の安心につながる

受付業務は、患者にとっての「はじめの窓口」であり、スタッフにとっても診療を円滑に進めるための重要な役割を担います。
その業務が効率化されれば、単に手間が減るだけでなく、患者対応の質が高まり、医療全体の体験が向上するという好循環が生まれます。

ワクミーは、そうした現場の課題解決に向き合い、受付から診療までの流れを、もっとシンプルかつスムーズに変えていくためのツールです。
導入のご相談やデモの申し込みはいつでも可能です。まずは、身近な業務改善の第一歩としてお気軽にお問い合わせください。