クリニックで利用される3つの予約方式

クリニックの予約方式は大きく分けて3つあります。

1. 順番予約
   当日の診察順を確保する方法です。
   患者は、自身の番号があとどのくらいで呼ばれるかを、インターネットや待合室のモニタなどで確認することができます。
2. 時間予約
   明確に「10時00分」など決まった日時で予約をとり、来院する方法です。
   予約が優先され、予約なしで来院された場合、空いている枠に案内します。
3. 時間帯予約
   時間予約ほど厳密ではなく、「10時〜10時30分」といった時間枠で予約を取る為、診療を開始する時間に幅があるのが特徴です。
   時間予約と同様に、予約なしで来院された場合は、空いている時間帯に案内します。

それぞれの予約方式のメリット・デメリットを、患者と医療者両方の観点からご紹介します。

順番予約のメリット・デメリット

【メリット】

• 患者：番号順に診察されるため公平感があり安心
• 医療者：診療時間の制限がなく、患者一人ひとりに合わせた診察ができる

【デメリット】

• 患者：いつ診察されるのか時間の目安が分からない
• 医療者：待ち時間が可視化され、長いと感じた患者は受診を諦めて離脱してしまう

患者は、診察の順番が明確に決まっているため安心できます。

また、順番自体は変わらないため一人ひとりの診療時間に縛りがありません。

その反面、順番をとったものの、番号が遠いほど診療時間が読めず、常に現在の番号を気にかけなければなりません。

患者利便性については他の予約方式に比べると高くありません。

また、医療者にとっては時間の縛りがなく診察が柔軟である反面、患者離脱の可能性があります。

受診時間帯によっては待ち時間が1時間を超える場合もあり、それを見た患者が受診を諦めてしまうといった機会損失が想定されます。

このような特徴から、特に急性疾患の割合が高く、患者によって診察時間に大幅な差がある場合によく利用されます。

診療科では耳鼻科、小児科や整形外科などの診療科でよく使われます。

時間予約のメリット・デメリット

【メリット】

• 患者：待ち時間がなく、すぐに診察を受け帰宅することができる
• 医療者：当日予約枠数が決まっているため、患者数を把握しやすい

【デメリット】

• 患者：診察時間に柔軟性がないため、追加の相談を受けてもらいにくい
• 医療者：予約のない直来患者は、既に取られている予約の合間での診察となり受付しづらい

患者にとっては明確に診察の時間が決まっているため、予定が読みやすいこともあり利便性が高いです。

医療機関も当日の患者数をおおよそ事前に把握することができます。

裏を返すと、医療者は、時間が決まっている以上時間通りに進める必要があります。

相談が多く、診察時間が長引いたり、患者が時間通りに来なかった場合は予約がずれ込んでしまいクレームになる可能性があります。

また、予約をせずに直接来院した患者の受け入れも難しく、より多くの患者を診察することには不向きな予約方式だと言えます。

このような特徴から、診察や検査の時間がきちんと決まっている場合や、自由診療を行っているクリニックでよく利用されます。

診療科では心療内科、美容、内視鏡クリニックなどに向いています。

時間帯予約のメリット・デメリット

【メリット】

• 患者：予約時、診察時間の目安と予約混雑状況を事前に把握できる
• 医療者：予約のない直来患者も、当日枠や空いている枠に予約受付できる

【デメリット】

• 患者：予約時は混雑していなくても、後から入ってきた予約で混雑する場合がある
• 医療者：枠内に設定する患者数が多過ぎると、時間内に終わらず次の枠にずれ込んでしまう

時間帯予約は、「10：00〜10：30」といった予約枠に数名の予約をとる予約方式です。

順番予約のように一人ひとりに合わせた診察が可能で、時間予約のようにある程度時間が読めるという特徴があり、メリット・デメリットともに両者のハイブリットともいえる方式です。

患者がWEBから予約する際、画面上で予約枠ごとの空き状況を確認できます。

「○：予約可」「△：残りわずか」「✕：予約不可」というマークや「残り2枠」など混雑状況が可視化されています。

そのため、一目でどの時間が混雑しているか確認することができます。

患者自身が混雑時間を避けて予約する傾向が現れるようになり、結果として混雑時間が分散されるようになります。

時間帯予約は、予約なしで直接来院した患者の受入れもしやすいというのも特徴です。

全てWEBに予約を解放するのではなく、当日用に少し予約枠を残しておいてあげることで、直接来院された患者にも時間帯での予約をとることができ、長時間お待たせすることなく診察することができます。

しかし、予約枠の中で人数を多く設定しており、枠内の時間で診察が終わらないことが続いてしまった場合は患者の不満になる可能性もあります。

そのため、運用にあたって医療者側の枠の調整は必須です。

時間帯予約は、診察時間が患者によって変動したり、飛び込み患者がいるクリニックでよく利用されます。

内科、眼科、整形外科などの診療科に向いています。

時間帯予約はWEB予約と当日予約のバランス調整がポイント

順番予約と時間予約の両方の長所を兼ね備えた時間帯予約は、長い待ち時間やクレームを抑制し、診療効率をあげられるおすすめの予約方式です。

時間帯予約を運用するにあたり、最も重要なポイントとなるのが、WEB予約と当日予約のバランス調整です。

前述の通り、時間帯予約をうまく運用するには、枠内の時間設定とWEB予約・当日予約のそれぞれの枠数のバランスを自院に合わせてメンテナンスをすることが最も大切です。

枠内で何人の患者を診察するかを決めておき、患者が予約した時間帯で診察できるように調整をします。

もし、診察に時間がかかってしまった場合もそれ以降の診察が短く済んで予約枠の時間内に進めることができれば予定通りと言えます。

それぞれの時間枠の中で何人をWEB予約で受け付けて、何人を窓口での予約枠として保持しておくか、バランスを探りながら都度メンテナンスをしてより自院にフィットした予約システムに育てていくことが運用成功の秘訣です。

予約システムWakumyなら予約枠数を簡単調整できる

予約システム「ワクミー」は、時間帯予約を採用しております。

操作画面もわかりやすく、設定画面から「時間帯の長さ」と「枠数」の編集操作を直感的に行うことができます。

予約時間内に終わらない場合や、逆に余裕がある場合はその都度メンテナンスができます。

また、「Web予約可能上限枠数」を設定しておくことができ、自院の患者層に合わせて、当日窓口での受付枠数と事前のWEB受付の枠数を調整できます。

発熱外来や予防接種があるため特定の時間帯だけ枠数を減らしたい / 増やしたいというピンポイントの調整も予約一覧画面から簡単に設定できます。

基本の運用が決まった後も、時期や流行によって柔軟に調整しながら運用することができます。

また、WEB問診シムビューと完全連携することで、予約の一覧画面から問診の回答有無や症状の確認が可能で、業務をスムーズにし患者一人ひとりの診療時間短縮につながります。

予約後の問診回答を必須にする設定、未回答患者へのリマインド機能も搭載しており、問診の回答漏れも防ぎます。

今回は、クリニックで利用される主な予約方式と、時間帯予約を運用する際のポイントについてご紹介しました。　

時間帯予約を採用している予約システムワクミーなら、自院の混雑状況や患者層、診察内容に合わせてWEB予約枠を簡単に調整することができます。

レイヤードでは、予約システムワクミーの運用について無料相談会を実施しております。

今回ご紹介したポイントだけでなく、貴院の特徴や運用に合わせたご提案をいたします。

時間帯予約システムをご検討の際には是非お気軽にご相談ください。