2023.09.13
活用事例
インフルエンザ予防接種の予診票・会計を効率化
予約システムWakumyとWEB問診Symviewの連携活用
インフルエンザ予防接種を行うクリニックからは、接種患者が増えれば増えるほど、接種患者の待ち時間も増えてしまうといったお悩みを耳にします。
接種患者の待ち時間が増えると、一般診療を含めた全患者の待ち時間にも影響します。
待ち時間が増加する要因は、インフルエンザ予防接種に必要な予診票記入や、会計にかかる時間が挙げられます。
どの患者にとっても長い待ち時間はストレスになり、患者満足度低下にもつながりかねません。
このようなお悩みから、予防接種の受診フローを効率化して待ち時間を短縮したいとお考えの先生もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は予約システム「ワクミー」とWEB問診「シムビュー」の2つのシステムを連携して活用し、インフルエンザ予防接種患者の院内滞在時間を減らす方法をご紹介します。
院内での予診票記入・会計待ち時間が診療業務全体に影響
一般的なインフルエンザ予防接種の受診フローは以下の通りです。
- （患者）受付で紙の予診票を受け取り、院内で記入する
- （医療者）記入済みの予診票を確認し、医師による接種可否判断をする
- 接種可能な場合は接種をする
- （患者）待合室で会計の順番を待ち、受付に呼ばれたら会計をする
- （患者）帰宅
このフローの問題点は2つ挙げられます。
1つ目は、院内でしか予診票が受け取れず、接種前の記入に時間がかかる点です。
2つ目は、一般診療の患者に織り交ぜて対応することで、会計の待ち時間が長くなりやすいという点です。
これら2つの問題点によって、インフルエンザ予防接種患者の院内滞在時間が長くなります。
接種患者が多くなると、医療者は対応に追われ、一般診療患者を含めた診療業務全体を圧迫することにつながります。
予診票記入と会計を院外で対応することで院内滞在時間を短縮
インフルエンザ予防接種患者の院内滞在時間を減らすには、予診票の記入と会計を、院外で対応できる仕組みにすることが効果的です。
具体的には、以下のようなことが挙げられます。
- WEB問診を活用しオンラインで予診票記入ができる仕組みを用意する
予診票を紙ではなくWEB問診に置き換えることで、患者は自身のスマホから、来院前に予診票に入力できます。
患者は予診票に記入済みの状態で来院するため、院内での接種までの時間を短縮できます。 - オンライン決済サービスを活用し受付以外で支払える仕組みを用意する
オンラインでクレジットカード決済やQR決済ができる仕組みを用意することで、受付以外での支払い対応が可能になります。
患者は接種後、会計を待たずにそのまま帰宅できます。
これら2つの仕組みにより、短時間でインフルエンザ予防接種が終えられるようになれば、利便性が向上し、患者も空き時間に来院しやすくなります。
また、クリニックとしても利便性をアピールできることで、忙しく来院時間が作りにくい働く世代の集患にも役立ちます。
しかし、WEB問診やオンライン決済を導入しても、患者に使ってもらえなければ効果が得られません。
そのため、患者にとってわかりやすく、自然な流れで使ってもらえるような動線づくりも重要です。
予約システムWakumyとWEB問診Symviewの連携で予診票記入・会計を院外へ
予約システム「ワクミー」、WEB問診「シムビュー」の2つのシステムを併用することで、院内滞在時間を削減しながら、患者が使いやすい受診フローを用意することができます。
予約システム「ワクミー」は時間帯予約を採用した予約システムです。
診療内容ごとに時間調整が可能で、時間あたりの枠数を設けることで、混雑のピークタイムを分散することにつながります。
WEB問診「シムビュー」は患者のスマホから事前に問診入力ができるシステムです。
スマホ上で署名ができる患者サイン機能があり、紙の予診票をそのままデジタル化することができます。
さらに、スマート決済機能（※）を付帯しているので、クレジットカードを使用した院外での決済が可能です。
※スマート決済はWEB問診シムビューのオプション機能です。ご利用には別途費用がかかります。
具体的な運用フローは以下のようになります。
ワクミーとシムビューを活用した予防接種のフロー
- （患者）ワクミーから予約
患者がワクミーで接種希望日、時間帯枠を選択します。
この時点で予約は確定します。 - （患者）シムビューに遷移し、予診票へ記入
予約日の前日になると、予約時に登録したメールアドレスに問診記入依頼メールが届きます。
患者はここで問診に回答します。
同時に、スマート決済を希望する患者はWEB問診内でカード情報を登録しておきます。 - （医療者）患者の来院後、予診票を確認し接種
医師がシムビュー上で予診票を確認し、接種可否判断をします。可能な場合は接種をします。 - （患者）帰宅
患者がスマート決済を希望した場合は会計待ちは不要になり、接種後そのまま帰宅します。 - （医療者）決済金額の処理
医療者がシムビュー管理画面に金額を入力し、決済します。
同時に、患者に決済連絡メールを送信します。
予約システム「ワクミー」とWEB問診「シムビュー」を併用することで、患者に予約のタイミングで予診票を記入してもらえる仕組みができ、来院後に記入する時間を省略できます。
さらに、スマート決済機能で院内での会計をなくすことで、院内滞在時間を大幅に削減できます。
WEB問診は、その他の情報収集にも役立ちます。
例えば、領収書の有り・無しを質問し、患者の希望を確認しておくことができます。
インフルエンザ予防接種を会社負担で受け、領収書が必要な場合もあるため、事前に希望を把握しておけばスムーズな対応ができます。
今回は、ワクミーとシムビューを併用し、インフルエンザ予防接種患者の院内滞在時間を短縮する方法をご紹介しました。
シムビューは、時間のかかる予診票記入や会計を院外で対応可能にし、ワクミーと連携することで、事前の予診票記入を患者の動線に組み込むことができます。
ワクミーとシムビューはレイヤードのプロダクト同士、完全連携が可能です。
医療者にとってはWEB問診の入力内容を予約画面から確認できたり、患者にとっては予約システムに入力した情報がWEB問診に引き継がれたりなど、医療者と患者双方にとって使いやすい設計です。
インフルエンザ予防接種の運用についてお悩みの医療機関様はぜひお気軽にご相談ください。
貴院に合わせた活用方法をご提案させていただきます。
また、各システムの機能・特徴については、予約システム「ワクミー」、WEB問診「シムビュー」の各サービスサイトも併せてご覧ください。
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