2024.12.04
活用事例
高齢者が多いクリニックでの予約システムの活用方法とメリット
クリニック予約システムは、患者の予約利便性の向上、スタッフの業務負担軽減など、多くのメリットがあります。
しかし、自院の患者層や地域性柄、「予約システムを導入しても患者に利用してもらえず、効果が出にくいのではないか？」など、デメリットを懸念しているクリニックも多いのではないでしょうか？
とくに、高齢患者が多いクリニックのほどハードルを感じると思います。
今回は、高齢患者が多いクリニックでの予約システムの活用方法、メリットについて解説します。
１．高齢者が多いクリニックの予約業務の問題
高齢者が多いクリニックでは、予約方法が「電話」か「窓口」のみの場合が多いかと思いますが、電話や窓口予約は、一件一件に対応の時間を必要としますので、以下のような問題が発生する可能性があります。
・予約業務が重なると、会計等の他の対応が遅れる
・患者の待ち時間が増加する
・口頭でのやり取りにより、予約間違いや患者との認識の相違が起こる
さらに、上記のような問題は、患者満足度の低下や無断キャンセル、クリニックの収益低下など、大きな問題へと発展しかねません。
また、高齢者が多いクリニックほど、人に対するオペレーションの負担は大きくなりますので、このようなリスクが大きいと言えます。
２．高齢者が多いクリニックの予約システム２つの活用ポイント
①時間帯予約システムの採用
高齢患者が多いクリニックでスタッフの予約管理の負担を解消するためには、時間帯予約を採用した予約システムの活用が効果的です。
時間帯予約システムは、時間帯ごとにWEB予約と窓口予約それぞれの枠数を調整して運用を最適化できるため、窓口予約が多くなりがちな高齢患者が多いクリニックでの活用に適していると言えます。
②患者層に応じた予約動線の整備
時間帯予約システムをさらに効果的に運用するには、活用方法を工夫することが大切です。
具体的には、「スマホを使い慣れているか」の観点で患者層を分け、それぞれに応じた予約動線を整えておくことがポイントです。
▼スマホ操作に慣れた患者
現在では、20～30代の若い患者はもちろん、50～60代でもスマホ操作に慣れている方が多いです。日常的にスマホを操作している方は、インターネットの利用が当たり前になっていますので、積極的にWEB予約を利用してくれます。そのため、クリニック側から強くWEB予約を促す必要はなく、自然と予約システムに進める動線を作っておくことが効果的です。
＜院外のWEB予約の動線例＞
クリニックのホームページやLINE公式アカウントにWEB予約ページを設置
▼スマホの操作に慣れているが、サポートが必要な高齢患者
高齢患者の中には、日常的にLINEを利用するなど、スマホの操作に慣れている人もいます。
WEB予約の使用が少ないため、最初は使い方がわからない人もいますが、一度慣れてしまえば、継続して利用いただける可能性が高いです。
まずは、院内で次回予約を取る際に、WEB予約の案内をしてみましょう。クリニックのスタッフがサポートできる院内で、患者自身にWEB予約の利便性を経験してもらうことが重要です。
＜院内のWEB予約動線例＞
クリニックの受付にWEB予約ページに繋がるQRコードを設置
▼スマホ操作が苦手な高齢患者
スマホの操作が苦手な高齢患者は、WEBで予約をとること事態に苦手意識を持っていることがあります。そのような患者の場合、WEBでの予約を促すことでお申し出につながるケースもありますので、無理にWEB予約を誘導せず、窓口での次回予約、電話予約など、従来からある予約方法が効果的です。
予約は、受付スタッフが管理画面に直接登録する必要がありますが、時間帯予約システムであれば、あらかじめ設定された予約枠に予約を追加するだけなので、スタッフの手間をかけずに予約登録が可能です。
＜従来の予約動線例＞
・会計時や診察時に、次回の予約をとる
・電話で予約する
３．クリニック予約システムWakumyの高齢者へのメリット
高齢者が利用する際、少なからずハードルのあるクリニック予約システムですが、多くの導入メリットがあります。
クリニック予約システム「ワクミー」の機能を例にご紹介します。
①WEB予約枠の調整可能
予約システム「ワクミー」は、時間帯予約を採用しており、WEB予約だけでなく、高齢患者に多い窓口予約にも対応できます。
時間帯ごとに予約枠数を調整できるので、窓口予約の割合が多い場合はWEB予約枠を少なめに設定しておき、窓口予約の受付枠を確保しておくことができます。
②わかりやすい画面設計
予約システム「ワクミー」は、シンプルでわかりやすい画面設計（UI）となっており、初めて操作する患者も迷わずに予約をとることができます。
また、クリニックが利用する管理画面も現場スタッフがスムーズに管理、把握できるようになっています。例えば、窓口予約を追加する際には、予約一覧画面から日付を選択するだけで、時間帯ごとの混雑状況を一目で確認できます。
予約登録は、空き枠のある時間帯を選択し、患者の診察券番号を入力するだけで完了します。
③受診忘れや無断キャンセル防止
予約システム「ワクミー」は、リメインドメールを自動送信する機能や、予約票の発行機能を備えています。
リマインドメールは、予約日時が近づいてきた頃に確認メールを自動送信することで、予約の再認識を促し、無断キャンセルを防止できます。WEB予約が難しい高齢者の患者には、受付で紙の予約票を発行して渡すことで、予約日時の勘違いや無断キャンセルを防ぐようにします。
４．まとめ
今回は、高齢患者が多いクリニックで、クリニック予約システムを効果的に運用する方法をご紹介しました。
患者層に合わせて予約システムの案内や利用方法を変えることで、高齢患者が多いクリニックでも予約システムの導入効果は十分に期待できます。ポイントとしては、時間帯予約の予約方式が可能な予約システムを採用することです。
レイヤードの予約システムワクミーは、時間帯予約を採用していることに加え、使いやすい操作画面や、リマインド機能・予約票発行機能を備えていることで、高齢患者が多いクリニックでも活用いただきやすい設計です。
予約システムの導入をご検討の医療機関様はぜひ、無料相談フォームよりお問い合わせください。
詳しいご要望をうかがった上で、貴院にあわせた最適な方法をご提案させていただきます。
こちらの活用事例で
紹介したプロダクト
最新記事
