2024.12.05
活用事例
新規開院後の集患を最大化！クリニック予約システムの運用方法
クリニックの集患、増患を目的として、新規開院時から予約システムを導入する医療機関様も多いかと思います。本記事では、新規開院後の集患を最大化していくためのクリニック予約システムの効果的な運用方法を解説します。
１．新規開院後のクリニック予約システムの運用について
新規開院後は、集患が最大化されていないケースが多く、予約システムの導入効果を感じられないことがあります。そのため、新規開院後は、予約システムの「予約数」ではなく、予約外の患者を含めた「全体の患者数」を増やすことがポイントです。
クリニック予約システムを導入したからといって、開院時から完全予約制にはせずに、徐々に増えてくる再診・再来院患者に予約システムを活用してもらうようにします。
予約外で来院した患者も「WEBで予約ができた方が便利」と感じることが多いため、徐々に予約システムの利用が進んでいきます。
なお、患者数が増えてから、クリニック予約システムの導入を検討されるクリニック様もいますが、システム自体は新規開院時から導入することをおすすめします。開院当初から予約システムを使うことに慣れておけば、将来的に患者が増えた際にスタッフの業務負担を抑えることにつながるためです。
２．新規開院後の集患におすすめの予約方式は？
クリニック予約システムには、時間帯予約、順番予約、時間予約の３つの予約方式がありますが、新規開院後は、時間帯予約がおすすめです。
時間帯予約は、例えば「9：00〜9：30」といった、ひとつの診療枠のなかで、「WEB予約枠」と「直来用の予約枠」を設けることが可能です。そのため、両方の患者の来院が想定される新規開院後の患者数増加の段階では、時間帯予約が適しています。
その他の予約方式として順番予約や時間予約がありますが、新規開院後の予約システムの運用においては、デメリットが生じてしまう可能性があります。
例えば、時間予約では、「予約枠が埋まってしまうと直来患者を受け入れる時間が取れない」。順番予約では、「患者の待ち時間が長くなる」、などの点が挙げられます。
３．新規開院後の集患に効果的な予約システムの特徴
新規開院後のクリニック予約システムの導入効果を高め、集患を最大化していくためには、徐々に増えていく患者数や新患の割合に合わせて、システムのメンテナンスを行うことがポイントです。
①WEB予約枠の調整ができる
例えば、新規開院当初は、予約外の患者や窓口予約を多く受け入れられるように、WEB予約の枠数を少なく設定し、再診患者など予約患者が増えてきた段階でWEB予約の枠数を増やす、などの運用が可能です。
＜新規開院から１年後までの予約枠の運用イメージ＞
- 【新規開院時】WEB予約の上限数：5枠
開院当初は、WEB予約と並行して予約外の患者も広く受け入れやすいように、窓口予約枠を多めに確保しておく。 - 【半年後】WEB予約の上限数：7枠
クリニックの認知が進み、再診患者が新患と同じくらいに増えてきたタイミングで、徐々にWEB予約の割合を増やす。引き続き、窓口予約にも一定数対応できるようにしておく。 - 【1年後】WEB予約の上限数：9枠
総患者数が一定数を超え、再診患者の割合が多くなってきたタイミングでWEB予約中心に切り替える。窓口予約は、最低限確保しておく。
徐々に増えていく患者数や新患の割合に合わせて時間帯予約のWEB予約枠を調整することで、段階に応じた集患を最大化することができます。
②自院で容易にメンテナンスができる
上記のようなクリニック予約システムの運用をするためには、メンテナンスしやすい予約システムを選ぶことも重要です。
自院の状況に合わせて、枠数の変更等の簡単なメンテナンスをクリニック側ですぐに対応することができれば、その都度予約システム会社の担当者に依頼する手間もかかりません。
以下は、レイヤードの予約システム「ワクミー」の管理画面です。直観的な操作が可能なUIで管理画面がわかりやすく、WEB予約の枠数や時間帯の長さ変更が容易にできる仕様となっています。
今回ご紹介した、患者数や新患割合にあわせたWEB予約・予約外のバランスの調整も行いやすく、患者数最大化につながる運用が可能となります。
４．予約システムWakumyは、集患に効果的
今回は、新規開院後の集患を最大化するクリニック予約システムの運用についてご紹介しました。
レイヤードの予約システム「ワクミー」は、今回ご紹介した特徴を持つ予約システムです。患者数が一定数を超え、医院経営が軌道に乗った後も、その時々のニーズにあわせてメンテナンスが可能ですので、新規開院時はもちろん、集患・増患対策に課題を感じているクリニック様にもおすすめです。
予約システムの導入をご検討中の医療機関様はぜひご相談ください。貴院の診療内容や診療スタイルに合った運用方法のご提案をさせていただきます。
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