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電話業務DX

現状の課題

電話が多く業務を圧迫している

  1. 診療時間など
    同じ説明をしている

  2. 電話対応に追われ
    接遇がおろそかに

  3. 話し中で緊急の電話が
    つながらない

↓ ↓

解決のポイント

電話自動応答システムの活用

  1. 回答が定型文になる
    問合わせは自動化

    診療時間や受診方法など、回答内容を定型化できる問合わせは、自動音声やSMS送信で対応することができます。

  2. 電話対応件数を減らし
    対人業務に集中

    自動化により電話対応件数が減ることで、受付スタッフに余裕が生まれ、目の前の患者さんの対応に集中できます。

  3. 緊急の電話は
    院内転送で対応

    簡単な問合わせ電話は自動対応し、緊急の電話は院内に転送して医療者が対応することで取りこぼさずに対応できます。

結果、業務改善につながります

電話自動応答システムの
利用イメージ

人の判断が必要な電話は院内に転送し、よくあるお問合わせは自動音声やSMS送信で対応できます。

【患者】代表番号に電話→電話自動応答システム「発熱外来のお問合わせ」→「自動音声で案内」/「予約方法のお問合わせ」→「SMS送信」/「緊急の電話」→「院内に転送」【医療者】

院内転送を利用する際は、
受電用の電話番号が必要です

患者→代表番号→システム専用番号→院内の受電用番号→医療者
  • システム利用時は、代表番号にかかってきた電話をボイスワープでシステム専用の電話番号に転送します。
  • 自動音声応答やSMS送信で対応できない電話を病院で受ける場合、受電用に代表番号とは異なる電話番号が必要です。
  • システムを利用しない時は転送設定を解除することで、代表番号で電話を受けることができます。

レイヤードの
電話自動応答システムの機能

  • IVR用電話番号の取得代行

    病院の代表番号をボイスワープでIVR専用番号に転送して利用します。IVR専用番号は当社が取得代行いたします。（電話番号の指定はできません）

  • 自動音声のテキスト作成

    管理画面で文章を入力すると、自動音声として読み上げられます。録音の必要はないため、案内内容の変更も手軽に行なえます。

  • SMS送信

    スマートフォンからの電話にはSMSでテキスト情報を送信できます。予約やホームページ、WEB問診などWEBへの誘導にはSMS送信が便利です。

  • 電話転送

    自動応答やSMS送信で対応できない問合わせや緊急度の高い電話は、院内に電話を転送して、医療者が対応することができるため安心です。

  • 休診日登録

    休診日を登録できる機能があり、休診日と診療日で自動音声での案内内容を切り替えられます。診療時間外も同様に変更できます。

  • 混雑状況登録

    曜日や時間帯ごとに院内の混雑状況を登録する機能があります。混雑状況の問合わせにはこの登録内容に従って音声案内が可能です。

  • 着信フロー作成

    問合わせ内容により、メニューの分岐を作成できます。回答内容に応じてSMS送信をしたり、担当者につないだりと、貴院独自の設定が可能です。

  • ダッシュボード

    各メニューが選択された内訳をシステム管理画面で随時確認できます。選択される割合が大きい問合わせを知り、ホームページ等の改善に。

  • 利用料金の確認

    月額料金は基本料金＋従量課金制です。従量課金分の料金は管理画面で随時確認できるようになっています。使いすぎを防ぐことができます。

  • ホワイトリスト

    ホワイトリストに登録した番号からの受電は、自動音声案内せず、院内に転送できます。保健所や関係者等からの電話対応に使える機能です。

  • ブラックリスト

    ブラックリストに登録した番号からの受電は、メニューを案内せず「お繋ぎできません」という自動音声を流し、電話を拒否できます。

  • 音声録音

    患者に伝言を残してもらうメニューを設定できます。録音された音声データは、システム管理画面で、確認することができます。なお、60秒まで録音できます。

  • 録音データ通知

    患者が音声録音をした場合、その都度、指定の宛先にSMSやメールで通知を自動送信できます。音声を確認できるURLが送信されます。
    ※SMSは送信料がかかります

  • 転送スケジュール

    曜日や時間帯で転送先の電話番号を指定できます。複数の電話番号を設定することができ、優先順で電話が転送され、対応できない場合は次の電話番号に自動で転送されます。

  • 通話録音

    院内等に電話転送した際の通話を録音できる機能です。医療者と患者のやり取りを録音でき、電話対応の品質管理や悪質なクレームの抑止にも役立ちます。

  • AI要約

    音声録音、通話録音の録音内容をAIにより要約する機能です。録音内容は3つの要点にまとめられるため、音声を聞いたり文字起こし内容を読む手間を削減できます。

  • 履歴確認・メモ

    受電した電話は、実績一覧に保存されます。管理画面上で受電ごとにメモを残すことができるため、院内の情報共有にも役立ちます。

電話自動応答システムの
音声サンプル

女性3種、男性1種の全4種類が用意されており、
お好みに応じて1つお選びいただけます。
ご利用中、管理画面より随時変更可能です。

  • 女性1Kazuha

  • 女性2Tomoko

  • 女性3Mizuki

  • 男性1Takumi

そのほかの機能や料金は
資料をご覧ください

無料

詳しい資料をダウンロード

電話メニューのイメージ

電話対応メニューや転送スケジュールは
病院様ごとに設定が可能です

病院を想定したメニュー例

外来診療は完全予約制、新規患者は窓口予約、
再診患者は予約システムで予約を受け付けている
病院を想定

お電話ありがとうございます。〇〇病院です。音声ガイダンスにしたがって番号をお選びください。

外来診療のお問合わせ

当院を初めて受診される患者様は１を、当院の診察券をお持ちの患者様は２をお選びください。

当院を初めて
受診される患者様
診察時間・受診方法を
知りたい
SMS送信

ホームページの該当ページをご案内

予約を取りたい・
変更したい
電話転送

院内の予約担当に転送

当院の診察券を
お持ちの患者様
予約を取りたい・
変更したい
SMS送信

予約システムのURLをご案内

診察・検査結果の
お問合せ
電話転送

院内の受付担当に転送

診察時間を知りたい
音声案内

自動音声で診察時間をご案内

症状変更等、
緊急のご用件
電話転送

院内の受付担当に転送

入院病棟へのお取次

ご連絡を希望する病棟をお選びください。直通の電話番号をご案内いたします。

内科病棟
SMS送信

病棟の電話番号をご案内

外科病棟
SMS送信

病棟の電話番号をご案内

転院や入院のご相談
SMS送信

担当窓口の電話番号をご案内

医療機関の皆様

ご用件をお選びください。窓口直通の電話番号をご案内いたします。

当院への患者様のご紹介
音声案内

担当窓口の電話番号を自動音声でご案内

当院の処方に関する
お問合せ
音声案内

担当窓口の電話番号を自動音声でご案内

緊急のご用件
電話転送

院内の受付担当に転送

その他のご用件
音声録音

用件を録音してもらう

導入までの流れ

  1. 無料相談をお申込みください

    相談会では、貴院の課題をお伺いし、どのような運用方法が最適化をご提案させていただきます。
    無料相談はこちらよりお申込みください。

  2. お見積のご提出・
    貴院内でのご検討

    相談会でお話させていただいた内容をもとに、お見積りを作成してお送りいたします。
    貴院内の他部門等にご説明の必要がございましたら、説明会を開催させていただきます。お気軽にご相談ください。

  3. お申込み

    貴院内でご検討の結果、導入が決定いたしましたら、利用申込書を準備いたしますので、ご連絡ください。
    お申込みは電子サインでの対応が可能です。

  4. 電話番号・アカウント発行

    電話自動応答システムを利用開始するにあたり、必要な環境をご用意いたします。

  5. 運用に関する詳細の
    お打合わせ

    運用開始に向けて、より具体的な運用方法についてお打合わせをさせていただきます。
    どのようなメニューを用意するか、患者への案内方法等を決めていきます。

  6. WEBレクチャー・各種設定

    運用開始の準備ができましたら、院内のスタッフの皆様向けにWEBレクチャーを実施させていただきます。
    併せて、弊社サービスを利用する環境の各種設定等を確認・対応させていただきます。
    ※ご訪問での対応ではございませんので、あらかじめご了承ください。

  7. ボイスワープ設定・運用開始

    すべての準備が整いましたら、運用開始となります。

お気軽に相談会にお申込みください

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